Lohnsteuer-Jahresausgleich: Was ist das?
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich gemäß § 42b Abs. 1 EStG ist eine vereinfachte Steuerberechnung, die der Arbeitgeber am Jahresende für den Arbeitnehmer durchführt. Er gleicht die unterjährig einbehaltenen Lohnsteuern mit der tatsächlichen Jahressteuer ab — und erstattet Differenzen oder zieht sie nach. Das System wurde geschaffen, um zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine größere Steuergerechtigkeit herzustellen und unnötige Steuererklärungen zu vermeiden.
Bei dem Jahresausgleich wird die tatsächlich geleistete Lohnsteuer mit der theoretisch geschuldeten Einkommensteuer für das gesamte Jahr verglichen. Die Grundlage bildet das zu versteuernde Einkommen, das sich aus dem Bruttoarbeitslohn abzüglich aller Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen errechnet. Der Jahresausgleich ist somit ein wichtiges Instrument zur Sicherung der Steuergerechtigkeit und verhindert, dass Arbeitnehmer am Jahresende durch überhöhte Steuerzahlungen belastet werden.
Wann ist der Jahresausgleich verpflichtend?
Gemäß § 42b Abs. 1 EStG müssen Arbeitgeber mit mindestens 10 Arbeitnehmern den Lohnsteuer-Jahresausgleich zwingend durchführen. Dies ist eine zwingende Pflicht, solange keine Ausschlussgründe vorliegen. Die Zehnergrenzen wird erreicht, wenn der Arbeitgeber im gesamten Kalenderjahr durchschnittlich mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigt. Dabei werden auch geringfügig Beschäftigte und Aushilfskräfte berücksichtigt, solange sie der Lohnsteuer unterliegen.
Für Arbeitgeber mit weniger als 10 Arbeitnehmern ist der Jahresausgleich nicht verpflichtend, kann aber auf freiwilliger Basis durchgeführt werden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es zu erheblichen Überbesteuerungen bei einzelnen Arbeitnehmern gekommen ist. Kleinere Betriebe können ihren Arbeitnehmern damit einen wertvollen Service erbringen und die Arbeitnehmerzufriedenheit erhöhen.
Ausschlussgründe für die Durchführung des Jahresausgleichs sind nach § 42b Abs. 2 EStG:
- Der Arbeitnehmer ist während des gesamten Jahres nicht ununterbrochen bei demselben Arbeitgeber beschäftigt
- Für den Arbeitnehmer wird eine Lohnsteuererklärung abgegeben
- Der Arbeitnehmer bezieht Einkünfte aus mehreren Tätigkeiten (Nebeneinkommen)
- Es liegen außergewöhnliche Belastungen oder Sonderausgaben vor, die den Ausgleich erschweren würden
Durchführung und Fristen des Jahresausgleichs
Der Jahresausgleich muss grundsätzlich bis zum 10. März des Folgejahres durchgeführt werden. Dies regelt § 42b Abs. 1 EStG explizit. Der Arbeitgeber hat die Aufgabe, die im Laufe des Jahres einbehaltene Lohnsteuer mit der Jahressteuerschuld zu vergleichen. Die Berechnung erfolgt unter Berücksichtigung aller relevanten Freibeträge und Abzüge, die der Arbeitnehmer angegeben hat.
Die praktische Durchführung erfolgt in mehreren Schritten: Zunächst werden alle monatlichen Lohnsteuerzahlungen des Jahres zusammengefasst. Dann wird die tatsächliche Jahresesteuer berechnet, indem das gesamte Jahresbruttoeinkommen herangezogen wird. Anschließend erfolgt der Vergleich zwischen gezahlter und geschuldeter Steuer. Arbeitgeber nutzen für diese Berechnung heute fast ausschließlich spezialisierte Lohnabrechnung-Software, die den Jahresausgleich automatisiert durchführt.
Die dem Arbeitnehmer mitgeteilte Bescheinigung muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Adresse des Arbeitnehmers sowie des Arbeitgebers
- Gesamtbetrag des Jahresbruttolohns
- Summe der einbehaltenen Lohnsteuern
- Berechnung der Jahressteuer
- Ergebnis der Ausgleichsrechnung (Erstattung oder Nachzahlung)
Rechenbeispiele für den praktischen Jahresausgleich
Beispiel 1: Erstattungsfall
Die Arbeitnehmerin Sabine Müller verdient monatlich 2.800 Euro brutto. Sie hat eine Ehefrau, ein Kind und trägt laufend hohe Krankheitskosten, die 3.200 Euro im Jahr betragen. Die monatliche Lohnsteuer wird mit 480 Euro einbehalten.
Im Jahresausgleich wird folgende Berechnung durchgeführt:
- Jahresbruttolohn: 2.800 Euro × 12 Monate = 33.600 Euro
- Einbehaltene Lohnsteuer (12 Monate): 480 Euro × 12 = 5.760 Euro
- Abzüge für Freibeträge und Sonderausgaben (Kinderfreibetrag + Krankheitskosten): ca. 4.100 Euro
- Zu versteuerndes Einkommen: 33.600 Euro − 4.100 Euro = 29.500 Euro
- Tatsächliche Jahressteuer (auf 29.500 Euro): ca. 4.920 Euro
- Differenz: 5.760 Euro (gezahlt) − 4.920 Euro (schuldig) = 840 Euro Erstattung
Sabine Müller erhält also 840 Euro zurück, weil zu viel Lohnsteuer einbehalten wurde.
Beispiel 2: Nachzahlungsfall
Der Arbeitnehmer Thomas Weber verdient monatlich 3.200 Euro brutto und hat einen Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen, da er Werbungskosten von 5.000 Euro im Jahr hat. Die monatliche Lohnsteuer wird daher nur mit 250 Euro einbehalten.
- Jahresbruttolohn: 3.200 Euro × 12 = 38.400 Euro
- Einbehaltene Lohnsteuer (12 Monate): 250 Euro × 12 = 3.000 Euro
- Werbungskosten: 5.000 Euro
- Zu versteuerndes Einkommen: 38.400 Euro − 5.000 Euro = 33.400 Euro
- Tatsächliche Jahressteuer (auf 33.400 Euro): ca. 4.500 Euro
- Differenz: 3.000 Euro (gezahlt) − 4.500 Euro (schuldig) = 1.500 Euro Nachzahlung
Thomas Weber muss 1.500 Euro nachzahlen, da die Freibetragserteilung zu optimistisch kalkuliert war.
Besonderheiten und Ausnahmen beim Jahresausgleich
Es gibt verschiedene Situationen, in denen der Jahresausgleich nicht oder nur teilweise durchgeführt werden kann. Besonders wichtig ist die Regelung in § 42b Abs. 2 Satz 2 EStG: Wenn der Arbeitnehmer während des Jahres einen Arbeitgeberwechsel hatte, entfällt die Verpflichtung zum Jahresausgleich für diesen Arbeitnehmer. In diesem Fall ist eine Steuererklärung notwendig, um die Steuersituation korrekt abzurunden.
Auch wenn der Arbeitnehmer Einkünfte aus anderen Quellen wie Vermietung, Kapitalvermögen oder Selbstständigkeit erzielt, ist ein Jahresausgleich ausgeschlossen. Die komplexeren Verhältnisse erfordern dann
