Grundlagen der Betriebsausgaben für Selbstständige
Betriebsausgaben sind die Grundlage jeder erfolgreichen Steueroptimierung für Selbstständige und Freiberufler. Nach § 4 Absatz 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sind alle Aufwendungen Betriebsausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dies bedeutet, dass die Ausgabe in einem ursächlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen muss. Im Gegensatz zu Angestellten, die pauschal 1.000 Euro für Werbungskosten abziehen dürfen, können Selbstständige ihre tatsächlichen Betriebsausgaben geltend machen — ohne Obergrenze.
Die sogenannte Betriebsveranlassung ist das zentrale Kriterium. Das bedeutet, dass die Ausgabe überwiegend durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sein muss. Bei gemischten Aufwendungen — also Ausgaben, die sowohl für private als auch für berufliche Zwecke anfallen — ist eine angemessene Aufteilung erforderlich. Ein Beispiel: Ein Selbstständiger nutzt sein Mobiltelefon zu 70 Prozent geschäftlich und zu 30 Prozent privat. In diesem Fall können 70 Prozent der Telefonkosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Für das Steuerjahr 2026 gelten die gleichen grundsätzlichen Regelungen wie in den Vorjahren. Allerdings sollten Selbstständige beachten, dass sich Freibeträge und bestimmte Grenzwerte regelmäßig ändern. Die vollständige und gewissenhafte Dokumentation aller Betriebsausgaben ist notwendig, um diese im Fall einer Betriebsprüfung nachweisen zu können. Daher sollten Belege mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden, wie § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) vorschreibt.
Raumkosten und Betriebsstätte
Die Kosten für die Betriebsstätte zählen zu den größten Positionen im Bereich der Betriebsausgaben. Wer als Selbstständiger ein Büro, eine Praxis oder ein Ladengeschäft anmietet, kann die gesamte Miete als Betriebsausgabe absetzen. Dies gilt auch für Nebenkosten wie Heizung, Warmwasser, Müllabfuhr und Straßenreinigung. Ein Freiberufler, der 1.200 Euro monatliche Miete für sein Büro zahlt, setzt somit 14.400 Euro jährlich als Betriebsausgabe an.
Für Selbstständige, die von zuhause arbeiten, gibt es zwei Möglichkeiten der steuerlichen Geltendmachung. Die Arbeitszimmerpauschale nach § 4 Absatz 5 EStG erlaubt die Ansetzung von 5 Euro pro Quadratmeter Arbeitszimmer, maximal jedoch 1.250 Euro pro Jahr (120 Quadratmeter × 5 Euro × 12 Monate = 6.000 Euro maximal, begrenzt auf 1.250 Euro pro Jahr). Alternativ können die tatsächlichen Kosten abgesetzt werden, wenn das Arbeitszimmer das Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist. Bei einer 40 Quadratmeter großen Wohnung mit 8 Quadratmetern Arbeitszimmer können beispielsweise 20 Prozent (8:40) aller Wohnungsnebenkosten wie Heizung, Versicherung und Reinigung als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Weitere Raumkosten, die abgesetzt werden können, umfassen:
- Instandhaltung und Reparaturen des Büros oder der Betriebsstätte
- Reinigung und Reinigungsmittel
- Möbel und Einrichtung (mit Berücksichtigung der Abschreibung)
- Maklergebühren oder Courtage beim Abschluss eines Mietvertrages
- Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung für die Betriebsstätte
Wichtig: Kosten für den Kauf eines Gebäudes oder für wesentliche Umbaumaßnahmen zählen nicht zu den laufenden Betriebsausgaben, sondern werden über Abschreibung (Absetzung für Abnutzung, AfA) geltend gemacht. Die AfA für Gebäude beträgt in der Regel 2 Prozent pro Jahr über einen Zeitraum von 50 Jahren.
Personal, Versicherungen und Altersvorsorge
Wer als Selbstständiger Mitarbeiter beschäftigt, kann deren Löhne und Gehälter vollständig als Betriebsausgaben absetzen. Ein Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitern, deren Monatslöhne 2.500 Euro, 2.200 Euro und 1.800 Euro betragen, setzt jährlich 6.500 Euro × 12 = 78.000 Euro als Personalkosten an. Hinzu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung), die ebenfalls vollständig abzugsfähig sind.
Die Betriebsausgaben im Bereich Personal und Soziales beinhalten darüber hinaus:
- Bruttolöhne und Gehälter inklusive Sozialleistungen
- Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung (ca. 21 Prozent des Bruttogehalts)
- Berufsgenossenschaftsbeiträge und Unfallversicherung
- Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeiter
- Arbeitskleidung und persönliche Schutzausrüstung
- Betriebliche Altersversorgung und Pensionszusagen
Für die eigene Altersversorgung können Selbstständige Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, zu privaten Rentenversicherungen oder zu Rürup-Renten als Sonderausgaben absetzen, was steuerlich ähnlich vorteilhaft ist wie eine Betriebsausgabe. Im Jahr 2026 können Selbstständige bis zu 27.565 Euro pro Jahr (2 × 13.782,50 Euro für Ledige und Ehepartner) in eine private Altersversorgung einzahlen und dies von der Steuer absetzen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Darüber hinaus sind Versicherungsbeiträge für berufliche Risiken abzugsfähig. Ein Zahnarzt zahlt 4.200 Euro jährlich für eine Berufshaftpflichtversicherung — diese Ausgabe mindert den steuerpflichtigen Gewinn vollständig. Dies gilt auch für Rechtsschutzversicherungen, die den beruflichen Bereich abdecken, Krankenversicherung (für Selbstständige) und Berufsunfähigkeitsversicherung.
Betriebsmittel, Material und Wareneinsatz
Alle Materialien und Betriebsmittel, die für die Ausführung der beruflichen Tätigkeit notwendig sind, zählen zu den Betriebsausgaben. Für einen Handwerksbetrieb umfasst dies Rohstoffe, Werkzeuge und Materialien. Ein Malermeister kauft für 18.000 Euro Farben, Pinsel, Rollen und andere Arbeitsmaterialien im Jahr 2026 ein — diese 18.000 Euro sind sofort abzugsfähig als Betriebsausgaben.
Bei der Abgrenzung zwischen Betriebsmitteln (die abgeschrieben werden) und Betriebsausgaben (die sofort abzugsfähig sind) ist die Geringwertigkeit entscheidend. Nach § 6 Absatz 1 EStG können Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von unter 250 Euro sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Gegenstände zwischen 250 Euro und 5.000 Euro pro Einheit wurden im Jahr 2020 unter bestimmten Voraussetzungen der Kategorie der Geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) zugeordnet und können unter Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten sofort abgeschrieben werden.
Typische Betriebsmittel und Material-
