Betriebsausgaben für Selbstständige: Vollständige Liste 2026
Betriebsausgaben sind eine der wichtigsten Möglichkeiten für Selbstständige und Freiberufler, ihre Steuerlast legal zu reduzieren. Nach § 4 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) werden Betriebsausgaben bei der Ermittlung des Gewinns abgezogen. Je mehr legitime Betriebsausgaben Sie dokumentieren und geltend machen, desto niedriger wird Ihr zu versteuerndes Einkommen. Dies führt unmittelbar zu einer Reduktion der Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Kirchensteuer. Ein professionelles Ausgabenmanagement ist daher essentiell für eine optimale Steuergestaltung. Diese umfassende Liste zeigt Ihnen, welche Ausgaben 2026 vollständig oder anteilig absetzbar sind und worauf Sie bei der Dokumentation achten müssen.
Büro und Arbeitsmittel: Das Fundament Ihrer Betriebsausgaben
Die Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes gehört zu den grundlegendsten Betriebsausgaben. Die Büroraummiete oder der anteilige Wohnungsanteil für ein häusliches Arbeitszimmer ist vollständig absetzbar, sofern Sie einen separaten Raum für berufliche Tätigkeiten nutzen. Bei der Homeoffice-Nutzung können Sie alternativ eine Pauschale von 5 Euro pro Quadratmeter pro Tag beantragen (maximal 600 Euro pro Jahr, § 4 Abs. 5 EStG). Sind Sie Mieter einer 100 Quadratmeter großen Wohnung mit monatlicher Miete von 1.000 Euro und nutzen 20 Quadratmeter als Arbeitszimmer, können Sie monatlich 200 Euro (20 Prozent) als Betriebsausgabe absetzen.
Möbel und Einrichtung werden nach ihrer Betriebsbereitschaft unterschieden. Gegenstände des Anlagevermögens mit einem Anschaffungswert über 800 Euro netto müssen über die Absetzung für Abnutzung (AfA) verteilt werden. Ein Schreibtisch für 1.200 Euro wird daher über mehrere Jahre abgeschrieben. Gegenstände unter 800 Euro netto können Sie nach § 4 Abs. 5a EStG sofort als Betriebsausgabe absetzen. Eine Schreibtischlampe für 60 Euro oder ein Bürostuhl für 350 Euro können vollständig im Anschaffungsjahr abgezogen werden. Weitere absetzbare Gegenstände sind Regale, Schränke, Aktenschränke und Beleuchtung.
Elektronische Arbeitsmittel fallen unter die gleichen Regelungen wie Möbel. Computer und Laptops bis 800 Euro netto sind sofort absetzbar, teurere Modelle werden über die AFa verteilt (üblicherweise 3 Jahre, 33 Prozent pro Jahr). Ein Gaming-Laptop für 500 Euro kann vollständig abgezogen werden, ein professioneller Desktop-Computer für 2.000 Euro wird über drei Jahre mit je 666,67 Euro verteilt. Drucker, Scanner, Monitore und Zubehör wie Tastaturen und Maus folgen derselben Regelung. Für mobile Geräte wie Tablets und E-Reader gilt dies ebenfalls, sofern sie überwiegend beruflich genutzt werden.
Das Mobiltelefon und die Internetverbindung sind nur mit ihrem beruflichen Anteil absetzbar. Nutzen Sie Ihr Smartphone zu 70 Prozent für Geschäftskommunikation, können Sie 70 Prozent der Vertragkosten abziehen. Bei einem monatlichen Tarif von 40 Euro sind dies 28 Euro monatlich oder 336 Euro jährlich. Die Dokumentation dieser Aufteilung ist wichtig – führen Sie Aufzeichnungen oder nutzen Sie eine begründete Schätzung basierend auf Ihrer Nutzungsfrequenz. Für Festnetz und Internet können Sie pauschal 20 bis 80 Prozent ansetzen, je nachdem wie intensiv Sie diese beruflich nutzen. Ein Internet-Vertrag für 60 Euro monatlich mit 50 Prozent Betriebsanteil ergibt jährliche Betriebsausgaben von 360 Euro.
Software, Lizenzen und digitale Werkzeuge
In der modernen Arbeitswelt sind Software und digitale Abonnements zentrale Betriebsmittel. Alle Softwarelizenzen, die Sie für Ihre Geschäftstätigkeit benötigen, sind vollständig absetzbar. Dies umfasst Microsoft Office (75 Euro jährlich für Einzelplatz), Adobe Creative Cloud (55 Euro monatlich, 660 Euro jährlich), Buchhaltungsprogramme wie Lexware oder DATEV, CRM-Systeme, Projektmanagement-Tools und Content-Management-Systeme. Bei Cloud-Abonnements wie Microsoft 365, Google Workspace oder Dropbox können Sie die gesamten Kosten abziehen, sofern diese gewerblich genutzt werden.
Hosting, Domains und Website-Betrieb sind vollständig absetzbar. Ein Webhosting-Paket (10 bis 30 Euro monatlich), Domain-Registrierung (10 bis 20 Euro jährlich), SSL-Zertifikate und Website-Builder-Abonnements gehören dazu. Wenn Sie diese Services für Ihre gewerbliche Website benötigen, sind sie 100-prozentige Betriebsausgaben. Ebenso absetzbar sind E-Mail-Hosting-Dienste (5 bis 15 Euro monatlich), selbst wenn Sie diese parallel privat nutzen – der geschäftliche Anteil ist dokumentierbar.
Rechenbeispiel: Digitale Infrastruktur eines Freiberuflers
- Microsoft 365 Business: 132 Euro/Jahr
- Adobe Creative Cloud: 660 Euro/Jahr
- Hosting und Domain: 180 Euro/Jahr
- Projektmanagement-Tool (Asana): 138 Euro/Jahr
- Cloud-Speicher (50 GB Upgrade): 120 Euro/Jahr
- Summe digitale Betriebsausgaben: 1.230 Euro/Jahr
Diese Ausgaben reduzieren direkt Ihr zu versteuerndes Einkommen. Bei einem Steuersatz von 42 Prozent (Spitzensatz) sparen Sie durch diese Ausgaben etwa 517 Euro Steuern pro Jahr.
Fahrtkosten, Verkehr und Geschäftsreisen
Fahrtkosten sind eine der größten Einzelpositionen bei Betriebsausgaben. Nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG können Sie entweder die tatsächlichen Kosten (Benzin, Diesel, Versicherung, Wartung, Reparaturen) absetzen oder die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer nutzen. Die Entfernungspauschale gilt für die Entfernung zwischen Wohnstätte und Betriebsstätte, nicht die gesamte Fahrtdistanz. Arbeiten Sie an einem 25 Kilometer entfernten Ort und fahren täglich hin und zurück, rechnen Sie einseitig: 25 km × 0,30 Euro × 200 Arbeitstage = 1.500 Euro jährlich.
Wenn Sie tatsächliche Kosten abrechnen, dokumentieren Sie alle Aufwendungen: Treibstoff, Versicherung, Steuer, Wartung, Inspektion, Reparaturen und Verschleißteile. Ein Fahrzeug mit 40.000 km jährlich Fahrleistung (davon 32.000 km beruflich, 80 Prozent Quote) kostet im Durchschnitt 0,45 Euro pro Kilometer (Treibstoff, Verschleiß, Versicherung). Dies ergibt 14.400 Euro Betriebsausgaben jährlich – deutlich mehr als die Pauschale. Führen Sie ein Fahrtenbuch, um Ihre Quote zu dokumentieren.
Geschäftsreisen sind komplett absetzbar. Hierzu gehören:
- Zugfahrten, Flüge und Mietwagenkosten
- Hotelübernachtungen
- Verpflegungsmehraufwand (pauschal 14 Euro pro Tag bei Abwesenheit über 8 Stunden, § 4 Abs. 5 Satz 6 EStG)
- Taxifahrten zum/vom Flughafen oder Bahnhof
