Erstattet Ihr Arbeitgeber Ihnen Auslagen, die Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit hatten, ist diese Erstattung unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Das ist ein bisher wenig bekannter Vorteil für Angestellte.
Was ist Auslagenersatz?
Als Auslagenersatz gelten Erstattungen für Kosten, die der Arbeitnehmer vorschussweise für den Arbeitgeber ausgelegt hat. Entscheidend: Die Ausgabe muss im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers stehen — nicht für private Zwecke.
Steuerfrei erstattete Auslagen
- Fahrtkosten für Dienstreisen (0,30 €/km bei eigenem PKW, Bahn 1. Klasse)
- Übernachtungskosten auf Dienstreise (bis zu 20 € Pauschale oder tatsächliche Kosten)
- Verpflegungsmehraufwand: 14 € (8–24 Std.) bis 28 € (mehr als 24 Std.) pro Tag
- Berufliche Telefon- und Internetkosten (Anteil berufliche Nutzung)
- Arbeitskleidung, wenn sie ausschließlich beruflich getragen wird
- Fachliteratur und Weiterbildung
Pauschalbesteuerung als Alternative
Für regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kann der Arbeitgeber die Kosten pauschal mit 15 % versteuern — das ist für viele Arbeitnehmer günstiger.
Häufige Fragen
Kann ich Auslagen auch ohne Beleg geltend machen?
Für Verpflegungsmehraufwand gibt es Pauschalen ohne Belegpflicht. Andere Auslagen brauchen Belege oder zumindest eine glaubhafte Schätzung.
Was passiert wenn der Arbeitgeber mehr erstattet als gesetzlich zulässig?
Der Überschuss wird als Arbeitslohn behandelt und muss versteuert werden — sowohl beim Arbeitnehmer als auch für Sozialabgaben relevant.
Weiterführende Ratgeber
Steuertipps für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer haben zahlreiche Möglichkeiten, ihre Steuerlast zu senken. Der entscheidende Hebel: Werbungskosten. Alles, was beruflich veranlasst ist, mindert das zu versteuernde Einkommen direkt.
Die wichtigsten Werbungskosten für Arbeitnehmer
- Pendlerpauschale: 0,30 €/km (Entfernungspauschale) für den einfachen Weg zur Arbeit, ab dem 21. km sogar 0,38 €/km.
- Homeoffice-Pauschale: 6 € pro Arbeitstag im Homeoffice, max. 1.260 € pro Jahr (seit 2023 dauerhaft).
- Arbeitsmittel: Laptop, Schreibtisch, Drucker — sofort absetzbar bis 952 € (netto), darüber AfA über die Nutzungsdauer.
- Fortbildungskosten: Kurse, Bücher, Fachzeitschriften für den aktuellen Beruf sind voll absetzbar.
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen nutzen
Arbeitgeber können Mitarbeiter steueroptimiert entlohnen: Sachbezug (50 €/Monat steuerfrei), Jobticket, Essenszuschuss (bis 7,23 €/Tag), Betriebliche Krankenversicherung, Ladestation für E-Auto (steuerfrei), Erholungsbeihilfe (600 €/Jahr mit 25 % Pauschalbesteuerung durch AG).
