Eine Betriebsprüfung klingt bedrohlich — muss sie aber nicht sein. Wer gut vorbereitet ist, gute Buchführung führt und nichts zu verbergen hat, muss keine Angst haben. Diese Tipps helfen dir, eine Prüfung ohne großen Schaden zu überstehen.
Wann kommt eine Betriebsprüfung?
Betriebsprüfungen sind risikobasiert, aber auch zufällig. Bestimmte Faktoren erhöhen das Risiko:
- Hohes Einkommen oder hohe Gewinne
- Starke Schwankungen zwischen den Jahren (plötzlich viel mehr oder weniger Gewinn)
- Hohe Bareinnahmen (Restaurant, Handel)
- Häufige Verluste über mehrere Jahre
- Ungewöhnlich viele Betriebsausgaben im Verhältnis zu Einnahmen
- Hinweise von Dritten (Mitarbeiter, Kunden, Konkurrenten)
Wie lange können Betriebsprüfungen zurückgehen?
- Reguläre Verjährung: 4 Jahre (Aufbewahrungspflicht 10 Jahre für Buchführungsunterlagen)
- Bei Steuerhinterziehung: 10 Jahre, bei besonders schwerer: bis 15 Jahre
- In der Praxis: Meist werden die letzten 3–4 Jahre geprüft
Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?
- Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
- Angemessenheit der Betriebsausgaben (privater Anteil?)
- Korrektheit der Kassenbuchführung (bei Barzahlungen)
- Bewertung von Betriebsvermögen
- Anstellungsverhältnisse (auch unter Familienangehörigen)
- Umsatzsteuerliche Behandlung aller Umsätze
Vorbereitung: Was du jetzt schon tun kannst
1. Ordentliche Buchführung ist der wichtigste Schutz
- Alle Belege sortiert und vollständig aufbewahren (10 Jahre!)
- Private und betriebliche Ausgaben strikt trennen
- Buchführungssoftware nutzen (Lexoffice, DATEV, Buchhaltungsbutler)
- Fahrtenaufzeichnungen aktuell halten
2. Steuerberater einschalten
Bei der Ankündigung einer Betriebsprüfung sofort den Steuerberater informieren. Er:
- Begleitet die Prüfung und ist bei Gesprächen dabei
- Weiß, was Prüfer dürfen und nicht dürfen
- Kann Sachverhalte erklären, die ohne Kontext verdächtig aussehen
3. Belege und Unterlagen prüfen lassen
Gehe mit dem Steuerberater die letzten 3–4 Jahre durch. Offensichtliche Schwachstellen besser vorher kennen.
Rechte und Pflichten während der Prüfung
- Prüfer dürfen: Buchführungsunterlagen einsehen, Fragen stellen, Prüfung am Betrieb durchführen
- Prüfer dürfen nicht: Unterlagen mitnehmen (nur Kopien), private Bereiche betreten ohne Einwilligung, über das Steuerjahr hinausgehen ohne Anlass
- Du darfst: Fragen um Bedenkzeit bitten, alle Fragen schriftlich stellen lassen, Steuerberater hinzuziehen
Selbstanzeige: Der sicherste Weg aus einer Misere
Wenn du vor einer Prüfung merkst, dass du Fehler gemacht hast: Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist möglich — aber nur bevor die Prüfung beginnt (und nur wenn sie nicht bereits angekündigt wurde). Sofort Steuerberater einschalten!
Checkliste: Betriebsprüfungs-Readiness
- Alle Belege der letzten 10 Jahre vollständig und sortiert vorhanden
- Buchführung ordnungsmäßig und aktuell
- Kassenbuch (bei Barzahlungen) täglich geführt
- Fahrtenbuch vollständig und plausibel
- Betriebliche Ausgaben sauber von privaten getrennt
- Anstellungsverträge mit Familienmitgliedern schriftlich und marktüblich
- Steuerberater für den Ernstfall bekannt
