Was ist eine Betriebsprüfung und wann droht sie?
Eine Betriebsprüfung (BP, offiziell: Außenprüfung nach § 193 Abschnitt Ordnungsgemäße Geschäftsvorfälle der Abgabenordnung) ist keine Strafmaßnahme und kein Zeichen dafür, dass Sie etwas falsch gemacht haben. Vielmehr handelt es sich um eine routinemäßige Kontrolle, die das Finanzamt durchführt, um zu überprüfen, ob Ihre eingereichten Steuererklärungen den tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnissen entsprechen. Jährlich werden in Deutschland etwa 300.000 Betriebsprüfungen durchgeführt – das entspricht etwa 3 bis 5 Prozent aller steuerpflichtigen Unternehmen.
Das Finanzamt wählt Unternehmen zur Prüfung aus, wenn bestimmte Schwellwerte überschritten werden oder aufgrund statistischer Auswahl-Verfahren. Besonders häufig geprüft werden Unternehmen mit Betriebsstätten im In- und Ausland, Gesellschaften mit hohen Gewinnen (regelmäßig ab 500.000 Euro Jahresumsatz) oder Betriebe, bei denen die Finanzämter Diskrepanzen zwischen angegebenen und ermittelten Einkünften vermuten. Auch auffällige Abschreibungsquoten oder ungewöhnlich hohe Betriebsausgaben können eine Prüfung auslösen.
Wichtig zu wissen: Eine Betriebsprüfung ist kein Indiz für Steuerhinterziehung. Sie ist ein legitimes Kontrollrecht des Staates, das in § 1 Abs. 1 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) geregelt ist. Wer gut vorbereitet ist und transparente Unterlagen hat, braucht keine Angst zu haben. In vielen Fällen endet die Betriebsprüfung sogar mit keinen Nachzahlungen – etwa 30 bis 40 Prozent aller Prüfungen führen zu unveränderten Steuerbescheiden.
Der typische Ablauf einer Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung folgt einem standardisierten Ablauf, der in der Betriebsprüfungsordnung (BpO) und der Abgabenordnung (AO) festgelegt ist. Das Verfahren besteht aus mehreren klar definierten Phasen, die durchschnittlich zwischen 6 und 18 Monaten dauern.
Phase 1: Ankündigung und Eröffnung
Das Finanzamt muss die Betriebsprüfung mindestens zwei Wochen vorher schriftlich ankündigen (§ 193 AO). Diese Ankündigung muss den Prüfungszeitraum (in der Regel 3 bis 5 Geschäftsjahre), den Umfang (welche Bereiche werden geprüft?) und die Namen der Betriebsprüfer enthalten. Der Prüfungszeitraum beschränkt sich üblicherweise auf die letzten fünf abgelaufenen Geschäftsjahre, kann aber bei Verdacht auf Steuerhinterziehung auf bis zu zehn Jahre ausgedehnt werden.
Phase 2: Vorbereitung und Unterlagenbeschaffung
Nach Erhalt der Ankündigung haben Sie Zeit, alle relevanten Unterlagen zusammenzustellen. Dazu gehören die Buchhaltung, Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse und die Gewinn- und Verlustrechnung. Das Finanzamt wird die Betriebsprüfer mit einem Prüfungsprogramm ausstatten, das festlegt, welche Bereiche kontrolliert werden. Typischerweise wird die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, die Korrektheit der Betriebsausgaben, die Plausibilität der Umsatzangaben und die Behandlung von Privatentnahmen überprüft.
Phase 3: Prüfung vor Ort
Die Betriebsprüfer besuchen Ihr Unternehmen und durchleuchten die Geschäftsvorfälle. Dies kann mehrere Wochen oder Monate dauern. Sie haben das Recht, alle geschäftlichen Unterlagen einzusehen (§ 90 AO). Bei dieser Prüfung werden Stichproben gezogen, Konten analysiert und die Verknüpfung zwischen Belegen und Buchungen kontrolliert. Für größere Unternehmen kann diese Phase zwischen 100 und 300 Arbeitstagen dauern.
Phase 4: Schlussbesprechung
Nach Abschluss der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt. Hier werden die Ergebnisse erörtert, und Sie erhalten die Möglichkeit, zu den Feststellungen Stellung zu nehmen. In dieser Phase können Sie noch Argumente vortragen oder Missverständnisse klären.
Phase 5: Prüfungsbericht und Feststellungen
Der Betriebsprüfer erstellt einen detaillierten Prüfungsbericht, der alle Feststellungen, Abweichungen und korrigierten Einkünfte dokumentiert. Dieser wird Ihnen zusammen mit einem Entwurf des Änderungsbescheids mitgeteilt. Sie haben 30 Tage Zeit, um Widerspruch einzureichen (§ 357 AO).
Phase 6: Finaler Veranlagungsbescheid
Nach Ablauf der Einspruchsfrist oder nach Erledigung Ihres Widerspruchs wird der endgültige Veranlagungsbescheid erlassen. Auf diesem werden die neuen zu zahlenden Steuern berechnet und die Nachzahlungsfrist festgesetzt (üblicherweise ein Monat).
Ihre wichtigsten Rechte während der Betriebsprüfung
Sie haben während einer Betriebsprüfung umfassende Rechte, die in der Abgabenordnung und der Betriebsprüfungsordnung verankert sind. Diese Rechte sind ein wesentlicher Schutz gegen willkürliche oder übermäßige Kontrollen.
1. Recht auf Representation durch einen Steuerberater
Sie können jederzeit einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer hinzuziehen (§ 78 AO). Dies ist sogar dringend empfohlen. Der Vertreter kann in Ihrem Namen alle Handlungen vornehmen und Erklärungen abgeben. Dies hat mehrere Vorteile: Der Berater schützt Sie vor unbeabsichtigten Aussagen, interpretiert Fragen richtig und kann technische Fragen fachkundig beantworten. Studien zeigen, dass Unternehmen mit Steuerberater-Begleitung in etwa 25 bis 30 Prozent weniger Nachzahlungen erhalten.
2. Recht auf ausreichende Fristgewährung
Das Finanzamt muss Ihnen mindestens zwei Wochen Vorankündigungszeit geben (§ 193 Abs. 2 AO). Bei Aufforderungen zur Vorlage von Unterlagen muss es Ihnen eine angemessene Frist einräumen – mindestens zwei Wochen, normalerweise vier Wochen. Wenn Sie diese Frist nicht halten können, können Sie eine Verlängerung beantragen.
3. Recht auf Akteneinsicht
Nach Abschluss der Prüfung haben Sie das Recht, in alle Unterlagen Einsicht zu nehmen (§ 90 Abs. 3 AO). Sie können den Prüfungsbericht lesen, bevor der Änderungsbescheid erteilt wird. Dies gibt Ihnen die Chance, Fehler zu erkennen und zu widersprechen.
4. Recht auf Einspruch und Beschwerde
Sie haben vier Wochen Zeit, um gegen den Änderungsbescheid Einspruch einzureichen (§ 357 AO). Dies ist kostenlos und stoppt die Zahlungsverpflichtung. Danach können Sie die
