Lohnsteuer-Nachzahlung: Wenn der Arbeitgeber zu wenig abgeführt hat
Die Lohnsteuer ist eine der wichtigsten Steuerarten in Deutschland. Sie wird monatlich vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers einbehalten und vom Arbeitgeber an die Finanzbehörden abgeführt. Doch was passiert, wenn der Arbeitgeber diese Aufgabe nicht ordnungsgemäß erfüllt und zu wenig Lohnsteuer einbehält? Diese Frage stellen sich viele Arbeitnehmer, wenn sie plötzlich eine Nachzahlungsforderung vom Finanzamt erhalten. Die rechtliche Situation ist dabei komplexer als man zunächst vermuten könnte, und es gibt verschiedene Szenarien, in denen Arbeitnehmer selbst zur Kasse gebeten werden können, obwohl sie nicht selbst schuld an dem Fehler sind.
Die Verantwortung des Arbeitgebers und seine Haftung
Der Arbeitgeber trägt die primäre Verantwortung für die korrekte Ermittlung, Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Dies ergibt sich aus § 38 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG), welcher eindeutig festschreibt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Lohnsteuer monatlich einzubehalten. Die Lohnsteuer ist keine Steuer des Arbeitnehmers, die dieser selbst schuldet, sondern eine Steuer, die der Arbeitgeber im Namen des Staates einzieht und zu Gunsten des Staates einbehält.
Wenn der Arbeitgeber diese Verpflichtung verletzt und zu wenig Lohnsteuer einbehält oder einbehaltene Lohnsteuer nicht abführt, kann das Finanzamt zunächst vom Arbeitgeber die fehlende Steuer plus Strafzinsen in Höhe von 0,5 Prozent pro Monat (§ 37 Abs. 2 AStG) einfordern. Der Arbeitgeber haftet also in erster Linie. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber mit Vorwürfen von Steuerhinterziehung oder fahrlässiger Steuerverkürzung rechnen, was zu erheblichen Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen führen kann (§ 370 der Abgabenordnung – AO).
Allerdings gibt es Situationen, in denen das Finanzamt nicht nur den Arbeitgeber, sondern auch den Arbeitnehmer in Anspruch nimmt. Gemäß § 42 Abs. 2 EStG haftet der Arbeitnehmer unter bestimmten Umständen für die einbehaltene und nicht abgeführte Lohnsteuer, insbesondere wenn er die fehlerhafte Berechnung kannte oder kennen musste.
Die Haftung des Arbeitnehmers bei fahrlässigem Verhalten
Die Haftung des Arbeitnehmers ist an strenge Bedingungen geknüpft. Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer nicht einfach so zur Zahlung einer Lohnsteuer-Nachzahlung herangezogen werden, wenn der Arbeitgeber Fehler gemacht hat. Der Arbeitnehmer muss sich grob fahrlässig oder vorsätzlich verhalten haben, um in Haftung genommen zu werden.
Eine klassische Situation ist der Fall mit mehreren Arbeitgebern ohne entsprechende Einträge in der Elektronischen Lohnsteuerkarte (Elster) oder ohne dass die notwendigen Steuerklassenwechsel vorgenommen wurden. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise zwei Jobs hat und nur bei einem Arbeitgeber korrekt als hauptberuflich eingetragen ist, muss die Lohnsteuer auf beiden Gehältern gezahlt werden. Wenn der zweite Arbeitgeber weiß oder wissen sollte, dass dies ein Nebenjob ist, muss er entsprechend eine höhere Lohnsteuer abführen. Ein Arbeitnehmer, der bewusst diese Information dem zweiten Arbeitgeber vorenthält, handelt fahrlässig.
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) haftet der Arbeitnehmer insbesondere dann, wenn:
- Er aktiv falsche Angaben zur Steuerklasse gemacht hat
- Er offensichtliche Fehler bei der Lohnberechnung erkannt, aber nicht beanstandet hat
- Er mehrere Arbeitsverhältnisse vorenthielt
- Er Freibeträge oder Hinzurechnungen nicht angab, obwohl er dies hätte tun müssen
Eine bloße Fahrlässigkeit ist dabei oft nicht ausreichend; es muss sich um eine grobe Fahrlässigkeit handeln, was bedeutet, dass der Arbeitnehmer die im Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders schwerem Maße verletzt hat.
Praktische Fallbeispiele zur Nachzahlung
Beispiel 1: Zweiter Arbeitsplatz ohne korrekte Lohnsteuerberechnung
Herr Müller arbeitet vollzeitig bei Unternehmen A und verdient dort 3.500 Euro brutto monatlich. Er ist in Steuerklasse 1 eingetragen. Nebenberuflich arbeitet er ab Januar 2024 auch bei Unternehmen B und verdient dort 1.200 Euro brutto pro Monat. Bei Unternehmen A beträgt die monatliche Lohnsteuer etwa 480 Euro. Unternehmen B rechnet die 1.200 Euro mit Steuerklasse 1 ab und behält etwa 145 Euro Lohnsteuer ein, obwohl bei einem Nebeneinkommen eine höhere Steuer fällig wäre.
Die korrekte Berechnung müsste erfolgen nach § 38b EStG. Bei einem Gesamteinkommen von 4.700 Euro müsste die Lohnsteuer insgesamt etwa 680 Euro betragen, nicht 625 Euro. Der Fehler beträgt somit 55 Euro pro Monat oder 660 Euro für ein Jahr. Wenn Herr Müller über seine Nachzahlung informiert wird und nachweisen kann, dass er Unternehmen B von seinem Arbeitsverhältnis bei Unternehmen A mitgeteilt hat, haftet Unternehmen B allein. Hat er aber bewusst verschwiegen, dass er bereits einen anderen Job hat, kann das Finanzamt auch ihn zur Haftung heranziehen.
Beispiel 2: Fehler bei der Steuerklasseneintragung
Frau Schmidt war verheiratet und hatte Steuerklasse 3. Die Ehe wurde 2023 geschieden, ihr Arbeitgeber änderte ihre Steuerklasse aber erst 2024 auf Klasse 1. Im gesamten Jahr 2023 behielt der Arbeitgeber monatlich etwa 320 Euro Lohnsteuer bei einem Bruttoeinkommen von 3.000 Euro ein. Mit Steuerklasse 1 hätten es etwa 400 Euro sein müssen. Der Arbeitgeber verschuldete einen Fehler in Höhe von etwa 80 Euro pro Monat oder 960 Euro für das ganze Jahr.
Frau Schmidt kannte ihren Familienstand und wusste, dass sie einen neuen Lohnsteuerjahresausgleich hätte anfordern müssen (§ 46 Abs. 2 EStG). Das Finanzamt könnte argumentieren, dass sie fahrlässig gehandelt hat, indem sie nicht aktiv auf die Änderung der Steuerklasse bestanden hat. Allerdings ist die Verantwortung des Arbeitgebers hier deutlich höher, da dieser aktiv die Mitteilung des Amtsgerichts zur Scheidung hätte erhalten sollen.
Rechtliche Schutzmaßnahmen für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer haben verschiedene Möglichkeiten, sich vor unberechtigten Nachzahlungsforderungen zu schützen. Die wichtigste Maßnahme ist die regelmäßige Überprüfung der Lohnabrechnung. Jeder Arbeitnehmer sollte seine monatliche Gehaltsabrechnung kontrollieren und besonders auf folgende Punkte achten:
- Korrekte Steuerklasse (besonders bei Statusänderungen)
- Plausibilität der abgezogenen Lohnsteuer im Verhältnis zum Bruttoeinkommen
- Korrekte Krankenversicherungsbeiträge und Kirchensteuer
- Berücksichtigung aller Arbeitsverhältnisse in Elster
- Korrekte Angabe von Kinderfreibeträgen und anderen Vergüns
