Wer Belege nicht aufbewahrt, riskiert bei einer Betriebsprüfung den Verlust von Steuerabzügen — oder schlimmer: Schätzungen durch das Finanzamt. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) regeln, was wie lange aufbewahrt werden muss.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokument | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) | 10 Jahre |
| Handelsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen) | 6 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare | 10 Jahre |
| Buchführungsunterlagen allgemein | 10 Jahre |
| E-Mails mit Geschäftsbezug | 6 oder 10 Jahre (je nach Inhalt) |
Digitale Belege: Was die GoBD erlaubt
Seit der GoBD-Aktualisierung 2019 ist vollständige Digitalisierung erlaubt:
- Papierbelege können nach dem Scannen vernichtet werden — wenn das Verfahren GoBD-konform ist
- Digitale Belege müssen unveränderbar gespeichert werden (keine nachträglichen Änderungen)
- Versionierung und Protokollierung von Änderungen ist Pflicht
- Backups müssen regelmäßig erstellt werden
- Zugriffsschutz und -protokollierung (wer hat was geändert?)
Thermopapier-Bons: Sofort digitalisieren!
Kassenzettel aus dem Supermarkt verblassen oft innerhalb von Jahren. Das Finanzamt muss aber einen lesbaren Beleg sehen. Thermopapier-Bons sofort scannen oder fotografieren — das Original kann dann vernichtet werden.
Was passiert bei fehlenden Belegen?
Ohne Belege kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Betriebsausgaben streichen oder Einnahmen hinzuschätzen. Schätzungen fallen in der Regel ungünstiger aus als die tatsächlichen Zahlen. Fehlende Belege sind ein häufiger Auslöser für Steuernachzahlungen.
Arbeitnehmer haben keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht — sie sollten Belege aber so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist (typisch 4 Jahre nach Einreichung). Für spätere Nachfragen empfiehlt sich 7 Jahre.
Ja. Bei fehlendem Beleg: Duplikat beim Lieferanten anfordern. Das Original-Duplikat ist steuerlich gleichwertig. Bei Unternehmen, die nicht mehr existieren, kann ein Eigenbeleg mit allen verfügbaren Angaben helfen.
Ja. E-Rechnungen (PDF, ZUGFeRD, XRechnung) unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen. Sie müssen in der empfangenen Form archiviert werden — nicht ausdrucken und Papier aufbewahren (das PDF-Original ist die Originalurkunde).
