Auslandsreisekosten: Die Grundlagen der Verpflegungspauschalen
Wer beruflich ins Ausland reist, kann Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich absetzen — oder diese steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Die Höhe hängt vom Reiseland ab und variiert erheblich. Das deutsche Steuersystem bietet Arbeitnehmern eine großzügige Regelung, die sich nach den tatsächlichen Lebenshaltungskosten im jeweiligen Zielland orientiert. Dies ist besonders wichtig, da die Verpflegungskosten in verschiedenen Ländern stark voneinander abweichen.
Die rechtliche Grundlage findet sich in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Danach sind Verpflegungsmehraufwendungen bei einer auswärtigen Tätigkeit als Werbungskosten abzugsfähig. Für Arbeitnehmer gilt gemäß § 9 Absatz 1 EStG dieselbe Regelung. Das bedeutet, dass Sie die tatsächlichen Aufwendungen für Verpflegung geltend machen können, aber auch von pauschalierten Beträgen Gebrauch machen dürfen, wenn diese günstiger sind.
Das Besondere an den Auslandspauschalen ist ihre Pauschalierung. Sie müssen nicht jeden einzelnen Kaffee oder Restaurantbesuch dokumentieren. Stattdessen erhalten Sie einen pauschalen Tagessatz, der je nach Land unterschiedlich hoch ausfällt. Dies erleichtert die Abrechnung erheblich und reduziert den Verwaltungsaufwand sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Finanzbehörden.
Wie die Pauschalisierung funktioniert: Volle und halbe Reisetage
Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich eine amtliche Liste mit Tagessätzen für alle Länder weltweit. Diese Sätze werden auf Basis der Lebenshaltungskosten ermittelt und regelmäßig überprüft. Die Pauschalisierung unterscheidet dabei zwischen verschiedenen Arten von Reisetagen.
Für volle Reisetage gilt der volle Tagessatz. Ein voller Reisetag liegt vor, wenn Sie sich den ganzen Tag über im Ausland aufhalten und dort übernachten. Dies ist die Standardsituation bei Geschäftsreisen. Der Tagessatz deckt die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen ab, ohne dass eine Aufschlüsselung notwendig ist.
Für An- und Abreisen sowie kurze Einsätze gilt hingegen eine reduzierte Pauschale von 80 Prozent des Tagessatzes. Dies ist sachgerecht, da Sie an der An- oder Abreise typischerweise nicht alle drei Mahlzeiten im Ausland einnehmen. Auch wenn Sie nur wenige Stunden im Ausland tätig sind, erhalten Sie diesen reduzierten Satz. Die Regelung ist so gestaltet, dass Sie nicht benachteiligt werden, aber auch nicht überentschädigt werden.
Diese Unterscheidung gilt nach § 4h EStG in der Fassung der aktuellen Steuergesetze. Die Finanzbehörden akzeptieren diese Pauschalisierung ohne weitere Nachweise, solange Sie die Reisedauer korrekt dokumentieren. Sie müssen also lediglich nachweisen können, wann Sie sich im Ausland aufgehalten haben, nicht aber welche Mahlzeiten Sie tatsächlich eingenommen haben.
Konkrete Tagessätze und deren Höhe in beliebten Reiseländern
Die Höhe der Verpflegungspauschalen variiert erheblich je nach Reiseland. Dies spiegelt die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten wider. Bei der Auswahl von Serviceländern für internationale Projekte sollte ein Arbeitgeber daher auch diese steuerlichen Aspekte berücksichtigen.
Für europäische Länder mit höherer Lebenshaltung sind die Sätze entsprechend höher. In der Schweiz beträgt die Verpflegungspauschale beispielsweise 40 Euro pro Tag (bei Übernachtung). In Norwegen liegt der Satz bei etwa 39 Euro, in Dänemark bei 32 Euro und in Schweden bei 30 Euro. Diese Länder haben durch ihre hohe Kaufkraft und teure Restaurants deutlich höhere Sätze.
In den USA und Kanada werden häufig Sätze zwischen 30 und 35 Euro gewährt, je nach Region und aktuelle Kursentwicklung. Für Großbritannien beträgt der Satz derzeit etwa 32 Euro. In Japan liegt die Pauschale bei rund 36 Euro, was die hohen Restaurantpreise in Tokio und anderen Großstädten widerspiegelt.
Günstiger sind die Sätze für südeuropäische und mediterrane Länder. In Spanien erhalten Sie 24 Euro, in Italien 25 Euro, in Griechenland 23 Euro und in Portugal 22 Euro. Diese Länder bieten zwar oft hervorragende kulinarische Erlebnisse, haben aber insgesamt niedrigere Preise für Verpflegung.
Für Schwellenländer und Länder mit niedrigerem Einkommensniveau fallen die Pauschalen deutlich geringer aus. In Polen liegt der Satz bei etwa 16 Euro, in Rumänien bei 15 Euro, in Ungarn bei 17 Euro und in der Türkei bei 18 Euro. In Indien beträgt die Pauschale nur 12 Euro, in Thailand 13 Euro und in Indonesien 11 Euro.
Anwendung für Arbeitnehmer: Abrechnung und Steuerfreiheit
Als Arbeitnehmer haben Sie zwei Möglichkeiten, mit Auslandsreisekosten umzugehen. Zum einen können Sie die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Zum anderen können Sie die Pauschalsätze nutzen, falls diese günstiger sind. Die günstigere Variante ist immer steuerbegünstigt.
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Pauschalsätze steuerfrei erstattet, ist dies unter bestimmten Bedingungen möglich. Nach § 8 Absatz 2 EStG sind Reisekostenerstattungen des Arbeitgebers steuerfrei, wenn sie den amtlichen Pauschalsatz nicht übersteigen. Dies ist ein großer Vorteil, denn Sie erhalten das Geld steuerfrei, müssen es aber nicht in Ihrer Steuererklärung angeben.
Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein:
- Der Arbeitgeber muss die Erstattung auf Basis der amtlichen Pauschalsätze durchführen
- Die Reise muss beruflich notwendig sein
- Sie müssen die Reisedauer nachweisen können (Flugticket, Hotelrechnung, Geschäftsauftrag)
- Die Erstattung darf den amtlichen Tagessatz nicht übersteigen
Zahlt der Arbeitgeber einen höheren Betrag als den amtlichen Pauschalsatz, ist die Differenz steuerpflichtig und muss als Lohnzuschuss versteuert werden. Zahlt er hingegen weniger, haben Sie die Möglichkeit, die Differenz in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.
Ein praktisches Beispiel: Sie reisen beruflich für fünf Tage nach Spanien. Der amtliche Tagessatz beträgt 24 Euro. Ihr Arbeitgeber erstattet Ihnen pauschal 120 Euro (5 Tage × 24 Euro). Dieser Betrag ist vollständig steuerfrei und muss nicht versteuert werden. Sie müssen diesen Betrag auch nicht in Ihrer Steuererklärung angeben.
