Auslandstätigkeiten und ihre steuerliche Behandlung
Arbeitnehmer, die beruflich ins Ausland reisen, haben Anspruch auf eine großzügigere steuerliche Behandlung ihrer Reisekosten als bei Inlandsreisen. Das deutsche Steuersystem bietet durch die Regelungen des Einkommensteuergesetzes (EStG) und der entsprechenden BMF-Schreiben erhebliche Spielräume für die Geltendmachung von Werbungskosten. Die Kernidee dahinter ist einfach: Wer für seinen Arbeitgeber ins Ausland reist, soll nicht benachteiligt werden, sondern erhebliche Kostenerstattungen in Anspruch nehmen können.
Die steuerliche Abrechnung von Auslandsreisen ist dabei nicht nur für Arbeitnehmer interessant, sondern auch für Arbeitgeber attraktiv. Diese können ihren Mitarbeitern nämlich bestimmte Pauschalen steuerfrei erstatten, ohne dass diese als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden. Diese Win-win-Situation ist in § 1 Abs. 2 des Auslandsreisekostengesetzes (ARKostG) normiert und wird durch verschiedene BMF-Schreiben konkretisiert. Im Jahr 2024 haben sich die Pauschbeträge teilweise erhöht, weshalb es wichtig ist, die aktuellen Sätze zu kennen und optimal zu nutzen.
Auslands-Tagegeld: Länderspezifische Pauschbeträge nach BMF-Schreiben
Das Bundesfinanzministerium legt alljährlich Pauschbeträge für Auslandsreisen fest. Diese Sätze variieren je nach Zielland erheblich und richten sich nach den Lebenshaltungskosten vor Ort. Das BMF-Schreiben vom 19. Dezember 2023 mit Geltung ab dem 1. Januar 2024 regelt die neuen Tagegeldbeträge. Für die meisten europäischen Länder gelten moderate Sätze, während überseeische Ziele deutlich höher dotiert sind.
Für die USA beträgt das tägliche Pauschgeld 60 Euro, für die Schweiz werden 70 Euro gewährt, und für Luxemburg gelten 55 Euro. Diese Beträge können von jedem Arbeitnehmer ohne Einzelnachweis als Werbungskosten gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG geltend gemacht werden. Besonders attraktiv ist dabei: Der Arbeitgeber kann diese Pauschalen steuerfrei an den Mitarbeiter zahlen. Das bedeutet konkret, dass die Erstattung weder beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe gekürzt wird noch beim Arbeitnehmer als Einkommen versteuert werden muss.
Die Pauschbeträge differenzieren nach mehreren Ländergruppen:
- Länder mit hohem Lebensstandard (z.B. Schweiz, Skandinavien): 60–75 Euro pro Tag
- Länder mit mittlerem Lebensstandard (z.B. Großbritannien, Frankreich): 40–55 Euro pro Tag
- Länder mit geringerem Lebensstandard (z.B. Polen, Tschechien): 20–35 Euro pro Tag
- Überseeische Länder: häufig 75–100 Euro pro Tag
Berechnung und Anrechnung von Auslandstagegeldern
Die Berechnung des Auslandstagegeldes ist relativ einfach, aber es gibt einige wichtige Regeln zu beachten. Für jeden vollen oder angefangenen Tag der Abwesenheit wird das vollständige Tagegeld gewährt. Das bedeutet: Auch wenn die Reise erst um 20 Uhr beginnt oder endet, wird für diesen Tag der volle Pauschbetrag angerechnet. Dies ist eine erhebliche Vereinfachung und oft ein wesentlicher Vorteil gegenüber dem Inlandstagegeldsatz, der bei nur 16 Euro pro Tag liegt.
Besonders wichtig ist die sogenannte Anrechnung von Aufwendungen. Nach § 1 Abs. 3 ARKostG werden Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungsaufwendungen teilweise angerechnet. Wer beispielsweise eine Flugticket von 300 Euro hat, kann diesen Betrag von der Tagegeldpauschale abziehen. Arbeitet man drei Tage in den USA mit je 60 Euro, hätte man insgesamt 180 Euro zu erwarten. Nach Abzug des Flugtickets (300 Euro) ergibt sich ein negativer Betrag, weshalb keine zusätzliche Erstattung erfolgt.
Für die praktische Umsetzung ist es daher sinnvoll, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, die folgende Elemente enthält:
- Auflistung aller tatsächlich entstandenen Kosten (Fahrt, Unterkunft, Mahlzeiten)
- Berechnung des Auslandstagegeldes nach Pauschsätzen
- Verrechnung der Tatsachenkosten mit den Pauschbeträgen
- Bestimmung des Erstattungsbetrags
Übernachtungskosten: Vollständige Abrechnung ohne Pauschalisierung
Anders als beim Tagegeld können Übernachtungskosten bei Auslandsreisen vollständig und ohne Pauschalisierung abgerechnet werden. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber Inlandsreisen, bei denen für Übernachtungen ein pauschales System gilt. Mit anderen Worten: Wer in einem viersternen Hotel übernachtet und 150 Euro pro Nacht zahlt, kann diesen Betrag vollständig geltend machen – ohne irgendeine Obergrenze.
Dies ist in § 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG geregelt und wird durch das BMF-Schreiben konkretisiert. Die einzige Bedingung ist, dass die Übernachtung nachgewiesen wird. Das bedeutet: Eine Hotelrechnung, eine Booking-Bestätigung oder ein Kontoauszug, der die Zahlung belegt, sind erforderlich. Im Gegensatz zum Tagegeld, das ohne Nachweis geltend gemacht wird, braucht man für Übernachtungskosten eine konkrete Dokumentation.
Die Praxis zeigt, dass diese Regelung erhebliche Steuerersparnisse ermöglicht. Wer beispielsweise zehn Nächte in der Schweiz in einem guten Hotel für je 160 Euro übernachtet, kann 1.600 Euro als Werbungskosten abrechnen. Bei einem Steuersatz von 42 Prozent (inkl. Solidaritätszuschlag) spart dieser Arbeitnehmer etwa 672 Euro Steuern. Solche Beträge sind nicht unerheblich und machen eine sorgfältige Abrechnung lohnenswert.
Rechenbeispiele: Praktische Steuerersparnis bei Auslandsreisen
Beispiel 1: Geschäftsreise in die USA für 5 Tage
Ein Steuerberater aus München reist für einen Mandanten in die USA. Die Reise dauert 5 Tage (Hin- und Rückreise jeweils ein Tag, drei volle Arbeitstage vor Ort). Nachfolgende Kosten fallen an:
- Flugticket (Hin- und Rückflug): 800 Euro
- Übernachtungen: 4 Nächte à 180 Euro = 720 Euro
- Tagesgelder nach BMF-Schreiben für USA: 5 Tage à 60 Euro = 300 Euro
Die Gesamtkostenerstattung wird wie folgt berechnet: Flugkosten 800 Euro plus Übernachtungen 720 Euro plus Tagegeld 300 Euro ergeben insgesamt 1.820 Euro. Diese können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Bei einem angenommenen Einkommensteuersatz von 42 Prozent (Spitzensatz zuzüglich Solidaritätszuschlag) ergibt sich eine Steuerersparnis von etwa 764 Euro.
Beispiel 2: Geschäftsreise in die Schweiz für 3 Tage
Ein Projektmanager fährt für drei Tage in die Schweiz zu einem Kundentermin. Seine Kosten sind:
- Zugfahrt (Bahncardticket): 150 Euro
- Übernachtungen: 2 Nächte
